Office Manager (gn)

Dein Einsatz:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Führungsteam (Terminkoordination, Korrespondenz und Unterstützung in weiteren verschiedenen Bereichen).
• Allgemeine Organisation und Administration im Front- und Backoffice (Telefon, Mail, Post).
• Sichtung und Ablage der Korrespondenz sowie Weiterleitung an interne und externe Stakeholder.
• Ordnung und Optimierung der Office-Prozesse.
• Reisemanagement und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
• Übernahme der vorbereitenden Buchhaltung und Unterstützung bei den Monatsabschlüssen.
• Bestellung von Büromaterialien, Getränken sowie anderen Waren und Dienstleistungen.
• Organisation von Meetings und der Meetingräume, Empfang und Betreuung der Gäste.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden sowie Assistenz in verscheiden Bereichen.
• Diverse administrative und kaufmännische Aufgaben.
• Unterstützung und enge Zusammenarbeit mit Kolleg*nnen aus Deutschland und der Schweiz.
• Planung, Koordination, Organisation von Veranstaltungen und Teamevents.

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Du bringst mit:

• Du bist eine Frohnatur und Dein zweiter Vorname heißt Ordnung.  

• Du liebst es Deine eigenen Ideen einzubringen und umzusetzen.

• Es macht Dich happy andere unterstützen zu können, du lebst den Servicegedanken.

• Du hast einen Weltmeistertitel, eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Studiengang in der Tasche und bereits Erfahrung auf dem Gebiet.

• Du bist feinfühlig, zielorientiert und weisst genau, wann und wie Du konstruktiv kommunizierst, damit Du zum Ergebnis kommst. Am Ende Deines Gespräches fühlen sich beide noch besser.

• Dein Herz schlägt schneller, wenn Du in einer anderen Sprache sprechen kannst und das nur vor Freude.

• Gängige MS-Office-Produkte kannst Du im Schlaf und im Halbschlaf noch das ein oder andere digitale Tool.

• Zahlen? Oh, Mathe war eh Dein Lieblingsfach in der Schule und Du hast bereits Erfahrung in Finanzabwicklungsprozessen. Wenn Du weisst, dass Abacus nichts mit Zauberei zu tun hat, hat das schon einmal viele Vorteile.  

• Du hast schon eine Weiterbildung zur Führung von Auszubildenden und Lernenden? Zeig her, wir bilden junge Talente immer gerne aus!

• Du hast eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude im Kontakt mit Menschen und kannst am besten über Dich selbst lachen.

• Du bringst sehr gute Deutschkenntnisse, sowie Englisch in Wort und Schrift (bei Spanisch und Französisch sagen wir auch nicht nein) mit.

• Zuverlässiges, lösungsorientiertes, selbstständiges Arbeiten ist uns wichtig, denn so macht uns das Arbeiten im Team am meisten Spass. Wir wollen gemeinsam Grossartiges erreichen.